PERAN PENGELOMPOKKAN DAN PENATAAN ARSIP UNTUK EFISIENSI SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SI[IL PROVINSI JAWA BARAT

Abstract

Tujuan dari dilaksanakannya penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penataan dan pengelompokkan arsip yang dapat memudahkan sistem temu kembali arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat. Jenis penelitian yang dilakukan oleh peneliti merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian ini merupakan seorang arsiparis yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat. Objek dari penelitian ini adalah kantor dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat pada bagian kearsipan. Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti ialah observasi dan wawancara serta dokumentasi sebagai bahan untuk pembuktian. Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh peneliti ialah penataan dan pengelompokkan arsip yang digunakan pada arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat ialah menggunakan teknik kombinasi yaitu penggabungan antara tanggal dan nomor dari arsip tersebut. Penataan dan pengelompokkan arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat dapat dibilang sudah cukup baik dengan menggunakan sebuah teknik dalam pengelompokkan arsipnya agar memudahkan arsiparis dan pihak lainnya dalam temu kembali arsip.

The purpose of this research is to find out how the arrangement and grouping of archives can facilitate the archive retrieval system at the Population and Civil Registration Office of West Java Province. The type of research conducted by researchers is descriptive research using a qualitative approach. The subject of this study was an archivist at the Population and Civil Registration Office of West Java Province. The object of this study is the office of the Population and Civil Registration Office of West Java Province in the archives section. Data collection techniques used by researchers are observation and interviews as well as documentation as material for proof. The result of the research conducted by the researcher is the arrangement and grouping of archives used in the archives of the Population and Civil Registration Service of West Java Province using a combination technique, namely combining the date and number of the archive. The arrangement and grouping of archives at the Population and Civil Registration Office of West Java Province is arguably good enough by using a technique in grouping archives to facilitate archivists and other parties in retrieving archives.